設(shè)計(jì)師高效率工作不完全指南！

對(duì)于設(shè)計(jì)師而言，時(shí)間就是金錢，效率就是生命。在優(yōu)設(shè)過去的文章當(dāng)中，設(shè)計(jì)師和開發(fā)者的工作效率是一個(gè)相當(dāng)重要的議題。當(dāng)我們推薦工具的時(shí)候，不僅僅希望它能解決某個(gè)問題，更希望它能讓我們的設(shè)計(jì)和開發(fā)的速度快一點(diǎn)，好一點(diǎn)；當(dāng)我們推薦素材的時(shí)候，希望設(shè)計(jì)師能在搜尋資源的時(shí)候少走彎路；當(dāng)我們推薦技巧的時(shí)候，則期待這些技巧能在設(shè)計(jì)實(shí)戰(zhàn)中發(fā)揮出事半功倍的效果。所有的這一切，隱隱約約地都圍繞著效率進(jìn)行著。

效率意味著生產(chǎn)力，得到重視是理所當(dāng)然的，和所有的行業(yè)從業(yè)者一樣，設(shè)計(jì)師同樣希冀達(dá)到高效而輕松的最佳境界。但是行業(yè)的差別以及個(gè)人情況的不同，使得提升效率并沒有一個(gè)適配所有人、所有職業(yè)的通解。設(shè)計(jì)師行業(yè)的特殊性，使得設(shè)計(jì)師高效工作所需遵循的規(guī)則、技巧以及所需要的工具和其他的行業(yè)的并不一樣。

方法論很重要

在優(yōu)設(shè)的基礎(chǔ)訓(xùn)練營當(dāng)中，“審美訓(xùn)練”是最核心也是最基礎(chǔ)的一個(gè)組成部分，雖然“好看”是一件顯而易見的事情，但是你依然需要重新回到最根本、最基礎(chǔ)的地方，思考，分析，知道為什么，才能更好的做設(shè)計(jì)。想要高效工作同樣如此。

這也許是這篇文章最煩人的組成部分，“方法論”三個(gè)字確實(shí)令人頭疼。但是印象筆記中收藏了那么多效率相關(guān)的文章，依然在拖延癥和懶癌的深淵中掙扎，這并不僅僅是“沒有執(zhí)行力”這一個(gè)原因。

“焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動(dòng)力不足所所造成的?！薄狣avid Kekich

相比于散碎的技巧，一套行之有效的方法體系應(yīng)該可以給你一個(gè)更加扎實(shí)的基礎(chǔ)。戲肉來了。我推薦GTD，也就是Get Things Done，源自David Allen 在2002年所提出來的一套事務(wù)處理和高效工作的方法。

GTD 的核心思想并不復(fù)雜，這套方法的主旨主要有兩條：

1、抓住所有一切需要處理的事情（現(xiàn)在的，將來的，特定某時(shí)某刻的），將它們置于一個(gè)脫離大腦的邏輯系統(tǒng)當(dāng)中；
2、訓(xùn)練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定，這樣就可以掌握行動(dòng)和事件的主動(dòng)權(quán)，選擇實(shí)施或者擱置。

工作的模糊邊界

看起來很懵逼對(duì)不對(duì)？確實(shí)如此。我們的工作和生活并不是嚴(yán)格意義上分開的，各種事務(wù)和工作內(nèi)容本身也不存在清晰的邊界：正在制作的頁面需要調(diào)整整體布局，同時(shí)圖標(biāo)的配色和對(duì)比度需要怎么修改？正在裝修的新居需要確定新的修改方案，什么時(shí)候能夠確認(rèn)？eBay上訂購的博朗的老式錄音機(jī)已經(jīng)被物流送到了小區(qū)的自提點(diǎn)，什么時(shí)候去拿比較好，安裝在家里什么地方？老婆的生日還有3天就要到了該送什么禮物？剛剛部門經(jīng)理說要在下午開會(huì)，需要準(zhǔn)備哪些材料？

所有的這些事情都需要處理，甚至許多事情都可以處理的更加完善，你的精力要如何分配？哪些優(yōu)先級(jí)更高？更令人糾結(jié)的是，計(jì)劃永遠(yuǎn)跟不上新的變化。我們必須承認(rèn)，我們永遠(yuǎn)無法為哪些新的事務(wù)真正充分準(zhǔn)備好。

干擾因素

我們的確聊的是設(shè)計(jì)師高效工作的方法，但是別忘了，你的設(shè)計(jì)和你的工作隨時(shí)隨地都會(huì)被瑣碎的事情所干擾。這個(gè)時(shí)候，我們會(huì)開始焦慮，煩躁。大量的干擾因素，讓我們無法集中注意力完成重要的問題。絕大部分人在沒有經(jīng)過專門訓(xùn)練的情況下，面對(duì)干擾和龐雜的事務(wù)是很容易產(chǎn)生抵觸情緒的，這也會(huì)讓壓力進(jìn)一步強(qiáng)化。頂著壓力和更多的要求，極大膨脹的待辦事項(xiàng)清單，會(huì)成為壓垮人的最后一根稻草。

“你發(fā)揮能量的能力與你放松休息的能力直接成正比。”

頂著壓力工作，工作帶來的要求不斷“反哺”更多的壓力，惡性循環(huán)。任何能夠造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事情都可能控制你，只有當(dāng)大腦清醒，情緒平復(fù)，才有可能進(jìn)入真正高效的狀態(tài)，才有可能真正控制當(dāng)前的局面。就像日和中的吐槽：“一旦接受了這種設(shè)定，還蠻帶感的?！?br>
當(dāng)各種事情撲面而來的時(shí)候，事務(wù)本身所帶來的不明確的責(zé)任與義務(wù)是壓力的源頭，人的內(nèi)心就開始承擔(dān)著比自己想象還要多得多的工作和壓力。

所以，GTD 工作法則認(rèn)為，想要出色得完成工作，就不能讓各種事情占據(jù)著你的大腦，那樣思維必然會(huì)受阻。而碰到新的工作和任務(wù)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)明確這項(xiàng)工作到底是要做什么，怎么算是做完了，以及要采取怎么樣的操作來完成它。一旦你決定要完成它，那么它還要融入你的整個(gè)日程中，安排位置，并給予相應(yīng)的信息提示。

GTD的工作法則

在GTD 的工作法則中，所有的工作任務(wù)和事務(wù)都被歸結(jié)為“材料”，所有“入侵”你的精神和現(xiàn)實(shí)世界、但又未確定歸屬和解決方案的事務(wù)，包括那些引起你注意力的事情，都算是有待處理的“材料”。

處理事務(wù)意味著你需要行動(dòng)，但是在“材料”和具體行動(dòng)之間還存在著令人撓頭的溝壑，所以，你需要處理好這些“材料”。于是問題來了，當(dāng)我們碰到新的任務(wù)之時(shí)，常常抱怨“完全沒有時(shí)間去搞定啊”，原因很簡單，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候根本沒有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，即使通過一定的思考和梳理，最終立刻能做的都只是其中的一個(gè)或者幾個(gè)步驟。

這個(gè)就要提到GTD 中的自下而上法則了。許多人都推薦從大局、宏觀上來梳理整個(gè)工作，再?zèng)Q定如何入手，而實(shí)際的情況多數(shù)是難于做到的，自上而下的方式不僅困難重重而且極容易陷入龐雜的事務(wù)中，難于脫身。

自下而上法則則不然。你需要開始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，這將有效的幫你拓寬視野，當(dāng)你付諸實(shí)施的工作是整個(gè)工作的一個(gè)組成部分的時(shí)候，你所完成的部分，就成了進(jìn)行更高一層思考的基礎(chǔ)，便于你向著下一步進(jìn)發(fā)。

擁有遠(yuǎn)大的遠(yuǎn)景是不夠的，它應(yīng)當(dāng)同大膽的實(shí)踐和執(zhí)行力結(jié)合起來。

那么，如何使用GTD 進(jìn)行高效的工作呢？這就涉及到橫向和縱向的工作管理了。這兩種管理的核心都是將龐雜的事務(wù)從你的大腦中趕出去，讓你專注地執(zhí)行“下一步”。

橫向的行動(dòng)管理

GTD 中所說的橫向的行動(dòng)管理，指的是針對(duì)我們前面所提的所有“材料”的處理，從頁面的重新設(shè)計(jì)到下午的會(huì)議，從收快遞到老婆的生日禮物，這些進(jìn)入你的視野中的種種任務(wù)的管理。橫向管理是GTD的基礎(chǔ)，是不拘泥于職業(yè)、工種和行業(yè)的基本的工作處理環(huán)節(jié)。（注意是一個(gè)環(huán)節(jié)）

所以，對(duì)于橫向的管理，通常需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄和梳理，并輔助以必要的提示，便于你從一個(gè)工作快速地過渡到另外一個(gè)任務(wù)當(dāng)中。

GTD 法則中，橫向管理的體系主要由5個(gè)部分組成，由于它的泛用性，多數(shù)時(shí)候大家探討GTD的時(shí)候，聊的都是這5個(gè)部分：

·搜集，將引起我們注意的事情都搜集到一起
·處理，確定各種事情的實(shí)質(zhì)和解決方案
·組織，組織整理不同的事務(wù)的屬性，分門別類
·回顧，定期回顧檢查你的列表，查看行動(dòng)的完成和相應(yīng)的提醒
·執(zhí)行，按照你的計(jì)劃完成下一步的任務(wù)

接下來我們具體說說這五個(gè)部分。

搜集

一旦你為一件事情貼上“需要”和“應(yīng)當(dāng)”的標(biāo)簽的時(shí)候，通常就意味著這件事情成了需要你處理的“材料”了。廣泛意義上，所有進(jìn)入你眼簾的信息都是你搜集信息的范疇，在真正開始篩選之前，你應(yīng)當(dāng)使用工具，將它們先整合到一個(gè)容器當(dāng)中?，F(xiàn)行的許多GTD軟件中，常常會(huì)將搜集任務(wù)的模塊稱之為“收件箱”。

David Allen 將這個(gè)收納的容器稱之為“水桶”，它并不拘泥于是一個(gè)本子，是電子郵箱，還是你的手機(jī)APP，當(dāng)然，歐美用戶特別喜歡使用錄音機(jī)和錄音筆來時(shí)刻記錄，現(xiàn)在國內(nèi)的用戶更多還是傾向于使用傳統(tǒng)的紙筆和隨身的手機(jī)來完成搜集的工作。

GTD的一大精髓，就是盡量減少輸入內(nèi)容的量，并盡可能多的輸出，這樣才符合高效解決問題的原則。

說起來，在智能機(jī)還沒風(fēng)靡的時(shí)代，許多用戶都樂于使用Palm 和 黑莓來做GTD。Palm 從硬件設(shè)計(jì)上幾乎就是為GTD而生的，加上進(jìn)入新世紀(jì)之后，大量浸淫事務(wù)管理的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)入駐這一平臺(tái)，結(jié)合它高效的速度和強(qiáng)定制性的系統(tǒng)，開發(fā)出了諸如Bonsai、2Day 這樣的經(jīng)典的軟件。而為商務(wù)和安全而生的黑莓，則是以安全性和其適用性極強(qiáng)的Java平臺(tái)而出名，加上自帶的快捷鍵和商務(wù)屬性，也是許多GTD愛好者的選擇。即使這兩者已經(jīng)沒落了，現(xiàn)在依然有許多人還在使用它們。

當(dāng)然，現(xiàn)在的主流還是使用Android和iOS平臺(tái)的硬件設(shè)備，畢竟這兩個(gè)平臺(tái)的軟件是最繁榮興盛的。

收件箱是替代你大腦的重要工具，它替你的大腦收納這些關(guān)鍵的信息。所以，你需要盡量控制搜集工具的數(shù)量，夠用，便捷是核心，這樣便于你控制。

處理

收件箱并不是來者不拒的垃圾箱，只有定期清空處理它才有價(jià)值。對(duì)于絕大多數(shù)深陷事務(wù)的人而言，處理這些“材料”才是GTD道路上的主要障礙。

當(dāng)然，處理“材料”并不算復(fù)雜，因?yàn)榭梢宰裱惶淄暾牧鞒虂砀愣ㄋ鸭瘉淼摹安牧稀保?br>
·按照搜集的順序，從最上面開始處理

·一次處理一個(gè)項(xiàng)目

·處理“材料”的時(shí)候，將他們從收件箱中清理出來，并且不再放回去

·如果某項(xiàng)任務(wù)可以在２分鐘內(nèi)完成，就立馬完成

·如果某項(xiàng)任務(wù)完成時(shí)長超出２分鐘，那么想想委托他人完成是不是最佳方案，如果是就委托他人；如果自己是最佳人選，那么延期處理，將它添加到“下一步行動(dòng)”的清單上

·如果短時(shí)間內(nèi)無法完成的任務(wù)，可以將其放到“存檔”清單中，可做可不做的任務(wù)甚至可以直接扔掉

組織

收件箱中的“材料”被處理到哪里去了呢？他們被分門別類到了不同的列表當(dāng)中，便于你進(jìn)行跟蹤處理和執(zhí)行：

·下一步行動(dòng)（Next Actions）：對(duì)于每一個(gè)需要你關(guān)注的事項(xiàng)，你需要確定它們對(duì)應(yīng)的下一步行動(dòng)，雖然完成它可能需要許多步驟，但是一定有一個(gè)步驟是要先做的。比如你要設(shè)計(jì)一個(gè)頁面，根據(jù)你的職位和頁面的屬性，下一步可能是“繪制線框圖”，也可能是“整理需求”，也可能是“搜集相關(guān)素材”。通常，為了便于管理，下一步行動(dòng)最好根據(jù)環(huán)境進(jìn)行分類，比如在辦公室，在家，等等。

·項(xiàng)目（Projects）：每個(gè)需要多個(gè)行動(dòng)才能完成的工作就算是一個(gè)“項(xiàng)目”，每個(gè)項(xiàng)目需要跟蹤以及周期性的回顧來確保每個(gè)行動(dòng)完成之后，下一個(gè)行動(dòng)能夠即使完成

·等待（Waiting for）：已經(jīng)指派給他人，或者需要在完成現(xiàn)有項(xiàng)目之后再進(jìn)行的外部事件，你需要定期檢查，確保等待中的事件達(dá)到期限，或者條件允許可以執(zhí)行

·將來（Someday）：需要你在特定的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)去做的事情，而不是立刻要做的。

完成之后的任務(wù)或者項(xiàng)目需要納入歸檔系統(tǒng)，方便之后查閱。

回顧

如果你搜集的信息、處理、組織和完成之后的任務(wù)沒有定期查閱，等待中的任務(wù)沒有定期處理，執(zhí)行后的任務(wù)沒有即時(shí)反思，那么GTD的體系是不完整的，沒有回顧的話，拖延和失控會(huì)隨之而來。

至少要以星期為周期，定期回顧你的“下一步行動(dòng)”“項(xiàng)目”和“等待”三個(gè)列表，確保每一個(gè)任務(wù)的即時(shí)跟進(jìn)，每一個(gè)任務(wù)和項(xiàng)目都符合最新的情況，并更新。

執(zhí)行

執(zhí)行其實(shí)是整個(gè)GTD當(dāng)中最關(guān)鍵的步驟，如果你僅僅是花費(fèi)事件搜集、處理、組織、回顧，沒有執(zhí)行，整個(gè)系統(tǒng)就無法形成閉環(huán)，事務(wù)永遠(yuǎn)不會(huì)被處理完成。

當(dāng)然，前面四個(gè)步驟完成的足夠好的話，執(zhí)行會(huì)更加輕松便捷，同時(shí)不斷完成的任務(wù)也會(huì)為你帶來無與倫比的成就感。

橫向管理的工具

在“搜集”這個(gè)環(huán)節(jié)我提到過，至少國內(nèi)絕大多數(shù)的用戶喜歡使用紙筆和各種手機(jī)APP來完成橫向的工作管理，自然而然的，下面要安利一波工具了

Moleskine

其實(shí)你使用任何筆記本都能完成GTD的工作，如果你愿意的話，不過作為設(shè)計(jì)師，怎么能沒有一個(gè)充滿逼格的本子呢。

選擇Moleskine的理由很多，逼格只是其中之一。各種不同的尺寸、不同樣式的內(nèi)頁以及符合潮流文化的各種限定版，才是Moleskine 令人著迷的地方。

值得一提的是，Moleskine 和 印象筆記的合作款，能夠在APP的幫助下，幫你將Moleskine 筆記本上記錄的內(nèi)容數(shù)字化，同步到云端，在印象筆記中進(jìn)行二次編輯，可以說是一種新奇又有趣的體驗(yàn)。從這個(gè)角度上來說，這種充滿儀式感的流程，倒是充滿了設(shè)計(jì)感。（其實(shí)我想說的是，花了錢買了這么貴的本子，怎么好意思不堅(jiān)持做GTD呢~）

縱向的工作管理

完成了橫向管理之后，接下來就要針對(duì)每個(gè)具體的主題和具體的工作來進(jìn)行思考、運(yùn)作了。而這就是通常所說的縱向管理了。從廣泛意義上來講，縱向管理指的是你具體某個(gè)工作的工作計(jì)劃，比如“完成首頁的重設(shè)計(jì)”，它需要你搜集現(xiàn)有首頁的信息，現(xiàn)有的模塊和功能，了解重設(shè)計(jì)的目的，有針對(duì)性地提出解決方案，設(shè)計(jì)新版的線框圖，制作原型，完成視覺稿或者高保真原型，在此過程中同前端和后端的同事分階段地溝通好具體細(xì)節(jié)，搜集素材，完成設(shè)計(jì)。

縱向的工作管理，重點(diǎn)通常會(huì)聚集在某一個(gè)特定的情況、特定的人身上，需要勾勒出執(zhí)行過程中必要的想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序。

那么，對(duì)于設(shè)計(jì)師而言，縱向的工作管理和其他行業(yè)的工作者就開始有明顯的差別了。

設(shè)計(jì)本身的特殊性，需要設(shè)計(jì)師保持著活躍的大腦和足夠的創(chuàng)造性，所以，前面橫向的工作管理將各種各樣的事務(wù)清理出大腦之后，將工作壓力、抵觸情緒降到最低，接下來的縱向工作管理，或者說設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循自然式的計(jì)劃模式：這個(gè)時(shí)候你不需要去想收快遞的事情，但是關(guān)于新版頁面的任何一個(gè)靈感都有潛在價(jià)值，你不應(yīng)當(dāng)丟棄任何一個(gè)想法。

正確的溝通方式

不論是交互設(shè)計(jì)師還是UI設(shè)計(jì)師、平面設(shè)計(jì)師，通常都不會(huì)是單打獨(dú)斗，哪怕是時(shí)下流行的“全棧設(shè)計(jì)師”同樣需要同不同工種的同行進(jìn)行溝通。

正確的表述是溝通的基礎(chǔ)。UI設(shè)計(jì)師應(yīng)當(dāng)清楚各個(gè)界面組件的正確稱謂，確保和開發(fā)同學(xué)在溝通的過程中不會(huì)鬧出烏龍。

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)流程

不同的公司和團(tuán)隊(duì)的設(shè)計(jì)流程不盡相同，但是大體都是有一套相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)流程，來確保團(tuán)隊(duì)能夠合理的協(xié)同、推進(jìn)下去的。

設(shè)計(jì)流程本身確保了團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員分工的明確性，對(duì)于設(shè)計(jì)師本人而言，這樣也能更容易明確工作預(yù)期，在GTD的處理環(huán)節(jié)中，更為快速高效地明確下一步需要執(zhí)行的步驟。

建立素材和信息庫

不論是哪種設(shè)計(jì)師，素材庫和信息庫總是需要的。

素材庫的搭建方式根據(jù)設(shè)計(jì)師的屬性、習(xí)慣相關(guān)，但是無非兩種：線上的素材庫和本地的素材庫。

本文來源于成都網(wǎng)站建設(shè)公司與成都網(wǎng)站設(shè)計(jì)制作公司-創(chuàng)新互聯(lián)成都公司！

本文名稱：設(shè)計(jì)師高效率工作不完全指南！
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