做好軟件項目的驗收的方法-創(chuàng)新互聯(lián)

1、積極主動地與客戶進行溝通

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(1）、項目中一定要有溝通策略,和高管如何匯報工作進展,取得支持?和中層如何就業(yè)務(wù)目標(biāo)不斷確認(rèn),逐步清晰?和基層如何就項目應(yīng)用操作模式達(dá)成一致,持續(xù)改進?都需要通過溝通反饋完成.

溝通的作用對于高管是讓他們清楚項目一直按照目標(biāo)前進,每個階段工作進展是否順利,影響項目正常運做原因是什么,需要哪些資源幫助.和高管溝通比較多的話,第一個好處是高管經(jīng)常聽匯報就知道項目進展程度,可以安排反饋檢查,看是否具備項目所說的進展,這樣一旦認(rèn)可了各個階段目標(biāo)后,最終要求高管簽字確認(rèn)也就順理成章了.給高管匯報技巧就是簡潔明了,真實客觀,有理有據(jù)分析問題,提出對策建議請其決策即可.

中層往往是項目主要的推動力量和實際執(zhí)行者,也往往是對具體業(yè)務(wù)需求最主要的要求者,他們對企業(yè)實際運做過程最清楚,提出要求最具體,而且項目驗收與否沒有中層的同意往往也是不太容易做到的.往往通過前期業(yè)務(wù)調(diào)研只能對企業(yè)項目目標(biāo)有一個大的,宏觀的認(rèn)識,但如何細(xì)化并最終落實并非是一步到位的過程.因此在整個項目過程中,雙方項目組要不斷溝通,特別是企業(yè)中層溝通,才能逐步認(rèn)識越來越深刻,最終達(dá)成一致.

和基層的溝通主要體現(xiàn)對最終用戶的關(guān)懷,定期主動和最終用戶溝通,消除一些怨氣,讓用戶能堅持用下去,這個時候往往發(fā)現(xiàn)很多用戶真的是非常好相處,盡管軟件還有很多值得改進的地方,但他們一旦認(rèn)可團隊,反而會盡心盡力幫助推動項目的進行.

(2）、目前一般要求每個項目經(jīng)理在項目進行中都要填寫詳盡的項目月報,反映項目的進度,與計劃的偏差,完成的項目內(nèi)容,投入人力,目前項目存在的問題,以及預(yù)計項目下月的進度等等.將進度月報交部門負(fù)責(zé)人、項目管理中心、總經(jīng)辦審閱.

(3）、類似地也要制定針對客戶的月報甚至是周報,將相關(guān)的信息反應(yīng)到客戶方的負(fù)責(zé)人,及相關(guān)高層.可以先發(fā)郵件,然后還要電話落實收到并口頭簡要匯報,特別是高管層,千萬不要以為發(fā)了就等于別人會去看,一定要口頭跟進匯報一次,保證客戶各方面負(fù)責(zé)人對項目進展做到心中有數(shù).

2、寫好備忘錄和問題跟蹤記錄

(1)、在一個漫長項目周期中，很多工作做了也就做了，認(rèn)可了也就認(rèn)可了，時間一長也就忘記了很多承諾和約定，到了驗收的時候就翻出來重新要，這種事情很多人可能都經(jīng)歷過，明明說得可以先不做的內(nèi)容最終驗收的時候又成了必要條件。所以在一個項目中要順利驗收，一定要寫好備忘錄，把平時項目過程中重要階段點雙方達(dá)成的共識詳細(xì)記錄下來，以備查詢。

(2)、項目組在每次現(xiàn)場工作都必須要寫備忘錄，備忘錄必須注明現(xiàn)場工作天數(shù)，按時間段寫清楚工作內(nèi)容，性質(zhì)和時間長度。

例如培訓(xùn)工作要寫清楚培訓(xùn)人員名稱，培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)小時數(shù)，培訓(xùn)掌握效果；

例如裝機工作要寫清楚裝機軟件，裝機臺數(shù)，是否可正常使用等等細(xì)節(jié)。

(3)、每次備忘錄要口頭交流認(rèn)可后才打印簽字確定階段性工作成果。下次工作則根據(jù)前次備忘錄的雙方約定繼續(xù)進行，保障項目在每次工作基礎(chǔ)上不斷前進，并用備忘錄約束雙方的行為。

(4)、備忘錄標(biāo)準(zhǔn)的寫法是先簡要匯報階段工作中內(nèi)容，要用積極肯定性的文字給自己前一段工作或者一些提法給出正面結(jié)論，這樣大家看了才有信心。

(5)、這個工作內(nèi)容往往是上一階段約定要解決的內(nèi)容，而且在這次現(xiàn)場工作中得到解決的內(nèi)容，要考慮和上一次備忘錄約定工作內(nèi)容的呼應(yīng)，很多人寫備忘錄，純粹是為了備忘而備忘，備忘錄三大功能，第一是備忘，第二是繳功，第三是約定后續(xù)工作安排，推動事情繼續(xù)前進。所以寫備忘錄首先要講上一次我們約定什么工作，這次是否完成，完成質(zhì)量如何，沒有完成是什么原因造成的，是否納入下一次解決的內(nèi)容，這樣的文檔才有體系，也能體現(xiàn)出一個人整個項目過程中的脈絡(luò)，否則寫這么多備忘有什么用？

(6)、結(jié)論出來后后備忘錄要詳細(xì)描述自己所做工作細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)越詳細(xì)越好，讓項目組彼此認(rèn)可工作內(nèi)容和質(zhì)量，而且對服務(wù)工作量可以有一個客觀的評估。而且在寫備忘錄時發(fā)現(xiàn)自己大量時間并非在有效溝通或者在推動項目實施上，那么意味著項目已經(jīng)是在失去控制路上，應(yīng)該立即引起警覺并采取措施解決。

(7)、備忘錄最后還要約定下一階段雙方工作安排，在后續(xù)工作中嚴(yán)格按照備忘錄設(shè)計自己的工作計劃，了解企業(yè)項目組進展，如果企業(yè)項目組方面配合出現(xiàn)問題，在下次備忘錄中要明確指出責(zé)任承擔(dān)方，給用戶形成一定的壓力，從而更好推動項目走向前進。一些重要的項目目標(biāo)約定或者驗收意見可以單獨寫備忘錄，在最終驗收時可以作為依據(jù)。這樣一個備忘錄一個腳印推動項目向目標(biāo)前進，每個備忘錄都在前一階段工作上有一點點進步，最終項目驗收就是水到渠成的事情。

(8)、除了實施備忘錄外，實施人員最好給每天工作做詳細(xì)記錄，實施備忘錄個人認(rèn)為只是一個工作進度大概描述，而且可能會有水分，因而需要有一個每天工作的詳細(xì)記錄用于自己或者團隊成員準(zhǔn)確把握項目脈搏，及時發(fā)現(xiàn)問題，個人也能隨時做項目回顧，用戶的反復(fù)也能隨時記錄在案，如果出現(xiàn)項目延誤，也能有理有節(jié)和用戶應(yīng)對。

3、精心準(zhǔn)備一次成功的匯報

(1)、如果項目準(zhǔn)備驗收了，一般要安排一次驗收鑒定，這個鑒定可能是要請專家來看，可能是企業(yè)內(nèi)部組織，也可能就是幾個人認(rèn)可簽字即可。因此如果要驗收，最后鑒定這個工作質(zhì)量要高。

(2)、要準(zhǔn)備好一套模擬現(xiàn)場環(huán)境的演示環(huán)境，要有足夠真實的數(shù)據(jù)，要設(shè)計一套體現(xiàn)應(yīng)用特色介紹流程，要準(zhǔn)備一套詳實匯報材料和相應(yīng)PPT。

(3)、要保證驗收大會順利通過，其實是在驗收大會前將相關(guān)匯報工作和現(xiàn)場應(yīng)用情況和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做過匯報，并得到充分認(rèn)可。

參考資料： 如何做好軟件項目的驗收  http://www.studyofnet.com/news/955.html

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