檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)勢在必行

隨著檢驗(yàn)檢測領(lǐng)域機(jī)構(gòu)改革的不斷深入開展，食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的缺陷和不足日益顯露出來。創(chuàng)新食品藥品檢驗(yàn)檔案管理，需要引起各級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的重視。檔案管理的基本內(nèi)涵食品藥品檢驗(yàn)檔案的管理工作具有檔案管理的一般特點(diǎn)，可以將其歸納為科技檔案類進(jìn)行管理，這與普通科技檔案有相似之處，如自然形成，有歷史記錄和使用價(jià)值等。同時(shí)，食品藥品檢驗(yàn)檔案又具有極強(qiáng)的專業(yè)性，其具體內(nèi)容包括檢驗(yàn)管理和檢驗(yàn)業(yè)務(wù)，如工作指示、實(shí)驗(yàn)管理、相關(guān)食品藥品檢驗(yàn)管理工作計(jì)劃和安排等。食品藥品檢驗(yàn)檔案自身的獨(dú)特性表現(xiàn)為，食品藥品檢驗(yàn)檔案中的檢驗(yàn)材料具有分散性和時(shí)效性。其中，分散性體現(xiàn)為在全國范圍內(nèi)，同一種類食品藥品樣品有不同的產(chǎn)地、生產(chǎn)條件等，需分別進(jìn)行檢驗(yàn)。時(shí)效性則表現(xiàn)為受檢的食品藥品樣品，具有一定的保質(zhì)期；不同時(shí)間生產(chǎn)的食品藥品，其質(zhì)量也存在差異，難以完全掌握。由于在對食品藥品開展檢驗(yàn)的過程中可不斷創(chuàng)造出更多的科研成果，因而，規(guī)范食品藥品檢驗(yàn)檔案的管理工作，對食品醫(yī)藥行業(yè)、科研事業(yè)都具有積極的推動(dòng)作用。檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀目前，我國食品藥品檢驗(yàn)檔案管理呈現(xiàn)出以下三大特點(diǎn)。是對檔案管理工作不夠重視。近年來，我國各級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)更側(cè)重于發(fā)展和推廣業(yè)務(wù)，對檔案管理工作缺乏足夠重視，認(rèn)為檔案管理只是文件材料的整理，缺乏嚴(yán)格的審查流程。長此以往，檔案裝備欠缺，檔案庫形同虛設(shè)，各類食品藥品檢驗(yàn)檔案堆積擺放，難以快速檢索和查證，在一定程度上阻礙了機(jī)構(gòu)的整體發(fā)展。二是信息化檔案管理尚未全部實(shí)現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在檔案管理領(lǐng)域，信息化的電子檔案取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)成為必然趨勢。但在食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作中，信息化技術(shù)尚未全面實(shí)現(xiàn)。因此，食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)也應(yīng)順應(yīng)時(shí)勢發(fā)展的需求，研發(fā)相關(guān)檔案管理軟件，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)。但需要注意的是，紙質(zhì)檔案作為原始依據(jù)仍不可摒棄。三是檔案管理工作人員素質(zhì)尚須提高。由于食品藥品檢驗(yàn)檔案的獨(dú)特性，所以對檔案管理人員的專業(yè)能力和理論基礎(chǔ)要求都比較高。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的檔案管理人員的整體水平相對較低，難以滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，阻礙了食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理的應(yīng)對舉措針對目前的狀況，筆者認(rèn)為，可從以下四大方面著手，提升食品藥品檢驗(yàn)檔案管理水平。一是樹立科學(xué)管理理念。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，食品藥品檢驗(yàn)檔案的管理工作應(yīng)不斷創(chuàng)新和改革，以滿足實(shí)際工作需要。因此，建議各級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)改變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)管理理念，明確檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督；依據(jù)《檔案法》的要求，制定相關(guān)管理制度和管理流程，使檔案管理工作具有科學(xué)性和規(guī)范性，保證食品藥品檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)歸檔保存。二是完善檔案管理建設(shè)。食品藥品檢驗(yàn)檔案，如生化檢查報(bào)告、藥品數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，內(nèi)容繁雜且專業(yè)性強(qiáng)。由于管理不規(guī)范，常散布在各個(gè)科室、部門，其價(jià)值難以被充分利用。因此，建議各級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案管理，對所有檔案進(jìn)行分類歸檔，建立電子檔案，保留紙質(zhì)檔案。三是提高工作人員能力。檔案管理人員的素質(zhì)與能力是推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)食品藥品檢驗(yàn)檔案規(guī)范管理進(jìn)程的關(guān)鍵。目前，各級(jí)食品藥品檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的專業(yè)化檔案管理人才相對缺乏，所以，要注重提高檔案管理人員能力。一方面，加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升專業(yè)水平和技術(shù)能力，增強(qiáng)其法律意識(shí)和綜合素養(yǎng)。另一方面，不斷引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才，提高檔案管理部門的整體水平，如引進(jìn)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和信息化知識(shí)人才；選派檔案管理人員代表與其他檔案管理機(jī)構(gòu)交流學(xué)習(xí)；派遣檔案管理人員前往國內(nèi)外高?？蒲性核M(jìn)行專業(yè)進(jìn)修等。四是加大硬件設(shè)施投入。管理模式、人員能力等軟件水平實(shí)施前提是堅(jiān)實(shí)可靠的硬件設(shè)施，因此，要加大對食品藥品檢驗(yàn)檔案管理硬件設(shè)施的整體投入，如建設(shè)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并逐步實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。

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