日語商務(wù)郵件的注意事項你都了解嗎？

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創(chuàng)新互聯(lián)公司長期為1000+客戶提供的網(wǎng)站建設(shè)服務(wù)，團(tuán)隊從業(yè)經(jīng)驗10年，關(guān)注不同地域、不同群體，并針對不同對象提供差異化的產(chǎn)品和服務(wù)；打造開放共贏平臺，與合作伙伴共同營造健康的互聯(lián)網(wǎng)生態(tài)環(huán)境。為寧蒗企業(yè)提供專業(yè)的成都網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)站制作，寧蒗網(wǎng)站改版等技術(shù)服務(wù)。擁有十載豐富建站經(jīng)驗和眾多成功案例,為您定制開發(fā)。1月3日消息 不論是剛?cè)肼毴障灯髽I(yè)的朋友，還是已經(jīng)在日企摸爬滾打多年的朋友，相信你日常業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)使用最多的工具就是郵件。不過即使你掌握了商務(wù)郵件的書寫方法，也積累了多年的寫作經(jīng)驗，但商務(wù)郵件的注意事項也許還有你沒有注意到的地方。相不相信，看完以下注意事項你自己可以對照一下。

第一項：郵件標(biāo)題「件名（けんめい）」要準(zhǔn)確、簡明扼要地表達(dá)聯(lián)絡(luò)的事情。

件名要做到簡明扼要，那么就要控制標(biāo)題的字?jǐn)?shù)，一般件名要控制在20字以內(nèi)的。如果件名內(nèi)容過長，讓收件人花時間去確認(rèn)你想聯(lián)絡(luò)的事情，對不起，你已經(jīng)給對方帶來了麻煩，對方很忙的，不會第一時間去給你看的，看也是排到最后了，這樣一來就影響了你的工作效率。另外，件名過長，對方收到郵件后有可能全部顯示出來的，這樣的郵件基本都是被“放一放”了。

關(guān)于件名準(zhǔn)確、簡明扼要，舉個例子說明一下。比如「ご連絡(luò)」這個件名的確做到了簡潔明了，可是沒有做到準(zhǔn)確。是關(guān)于什么的聯(lián)絡(luò)那，意思表達(dá)不準(zhǔn)確，這樣的郵件往往會被丟到垃圾郵件處理掉的。如果寫成「會社資料の送付についてのご連絡(luò)」，這樣寫收件人就能馬上了解你聯(lián)絡(luò)的目的，就有可能第一時間打開你的郵件然后立刻對應(yīng)。是不是就一目了然了。所以說郵件件名的設(shè)定真的很重要，細(xì)節(jié)決定成敗。

第二項：正文的書寫格式要便于閱讀。

書寫郵件正文內(nèi)容的時候要注意行長，每一行長度不要超過35個字，如果超出35個字，閱讀起來就費(fèi)勁了。另外，另起一段書寫的時候，兩個段落之間空白行盡量多隔開一兩行，讓郵件內(nèi)容從段落設(shè)計上讀起來變得舒適些。

第三項：有件必回，快速對應(yīng)

一天中你會收到很多業(yè)務(wù)往來的郵件，和你業(yè)務(wù)相關(guān)的郵件必須做到：有件必回，快速對應(yīng)。即使有些郵件需要經(jīng)過確認(rèn)不能立刻回復(fù)的，也需要簡單回復(fù)一下，比如說「我收到郵件了，在××日之前給您回復(fù)」這個樣的答復(fù)。

第四項：一封郵件聯(lián)絡(luò)一件事情

商務(wù)郵件原則上是一封郵件聯(lián)絡(luò)一件事情，實在避不開一封郵件聯(lián)絡(luò)多個事情的時候，要記住注意郵件的書寫方法

件名　見積の件打ち合わせの資料

株式會社ABC商事

佐藤　拓也様

いつもお世話になっております。

用件は以下の２點(diǎn)となります。ご確認(rèn)ください。

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【要件１】

昨日、ご依頼いただいたA商品見積の件につきまして、社內(nèi)にて

検討しているところで、來週の金曜日までには、

回答させていただければと存じます。

佐藤様には、別途にこちらよりメールを差し上げますので、

しばらくお待ちくださいませ。

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【要件２】

再來週の新製品販売代理についての打ち合わせ要の資料を

まず、メールに添付させていただきました。

大変お手?jǐn)?shù)ですが、ご査収ください。

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上記の2件、どうぞよろしくお願いいたします。

第五項：要正確地使用引用內(nèi)容

回復(fù)郵件的時候如果想引用對方的郵件內(nèi)容，一定要注意不要對引用內(nèi)容做任何編輯，不論引用內(nèi)容是否有錯字或漏字，這是引用文的商務(wù)禮儀。引用的時候都必須使用引用符號“＞”另外盡量避免多次引用。

第六項：避免曖昧，摸棱兩可的表現(xiàn)

我們在寫郵件的時候往往無意識的就寫出比較曖昧、摸棱兩可的內(nèi)容，因為這種表現(xiàn)是引起糾紛的源頭，一定要注意詞語的使用，請參考下面的例子吧。

第七項：同一個詞語不要再文中反復(fù)出現(xiàn)

在郵件中如果同一個詞反復(fù)出現(xiàn)的話，會給對方啰嗦或者詞窮的印象，一旦讓對方形成這種“壞印象”，或多或少都會影響你們今后的業(yè)務(wù)展開的。舉幾個例子，大家體驗一下吧。

第八項：添付文件的注意點(diǎn)

1. 添付文件的格式

添付文件一般使用下面這幾個文件格式，如果是正規(guī)版本的話，這些格式基本都是可以打開的。

JPEGファイルの畫像(jpeg/jpg) 圖片 Word文書(doc/docx) Word文檔 Excel文書(xls/xlsx) Excel文檔 PDFファイル(pdf) PDF文檔 圧縮ファイル(zip) Zip壓縮文檔 這里需要說一下有些文案，產(chǎn)品介紹，公司介紹等文檔使用PPT的場合比較多，用PPT作成的圖片有可能對方收到后會出現(xiàn)打不開或者不能完全顯示的可能性，這個需要注意一下。

2. 添付文件容量不能過大

添付文件容量過大，對方收到郵件后也許花費(fèi)一些時間才能打開，這樣會給對方工作帶來一些麻煩。發(fā)送大容量文件的時候，最好提前確認(rèn)一下對方的網(wǎng)絡(luò)受信環(huán)境。如果對方網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不是很好，可以把文件拆開分成幾個文檔發(fā)送比較好。

第九項：發(fā)送郵件前需要確認(rèn)的內(nèi)容

以上九項注意事項是根據(jù)多年工作經(jīng)驗總結(jié)出來的，當(dāng)然除了這些注意事項以外還有其他沒有遇到過或者沒有注意到的。希望大家可以把自己經(jīng)驗分享出來，讓大家一切進(jìn)步！

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